I forbindelse med invitation til seminar eller tilbud om forsikringer skriver vi engang imellem til alle de grundejerforeninger vi kender, – også til ikke-medlemmer. Vi har adresserne fra offentlige lister, herunder kommunerne.

Da vi gjorde det for nyligt, fik vi 130 mails tilbage med adresse ukendt. Enkelte har registret sin adresse (og dermed foreningen) som reklamebeskyttet. Andre er firmaadresser, som pgl. har pga. jobskifte. Der var f.eks. en forening, der havde mailadressen jens@coloplast.dk, og da Jens skiftede job, er den adresse lukket. Nogle svarer, at de ikke er i bestyrelsen længere, og det var deres private mailadresse foreningen brugte, så nu er det den nye formands mailadresse vi skal finde.

Moralen er, at det er en rigtigt dårlig idé at anvende formandens private mailadresse som foreningens adresse.

Vi vil gerne opfordre jer til at oprette en fælles e-mailadresse til foreningen frem for at benytte formandens eller et andet bestyrelsesmedlems private e-mailadresse.

En fælles foreningsmail giver flere fordele:

• Den følger foreningen og ikke den enkelte person.
• Den gør det lettere for nye bestyrelsesmedlemmer at overtage kommunikationen.
• Den sikrer, at vigtig korrespondance ikke går tabt ved et formandsskifte.
• Den fremstår mere professionel og tydelig over for medlemmer, samarbejdspartnere og andre.
• Flere i bestyrelsen kan få adgang til foreningens henvendelser efter behov.

Det behøver ikke være en kompliceret løsning. En enkel adresse som f.eks. kontakt@[foreningensnavn].dk eller foreningensnavn@gmail.com kan være tilstrækkelig.

På samme måde bør man lave en forenings mailadresse til formand og kasserer, evt hele bestyrelsen.

Vi håber derfor, at I vil overveje at oprette en fælles e-mailadresse, hvis I ikke allerede har en. Det er en lille ændring, som kan gøre det lettere at sikre kontinuitet og en god overlevering i foreningen.

På vores kursus for bestyrelsesmedlemmer fortæller om vi en helt anden grund, at det også handler om foreningens arkiv.

PS.

Hvis du som forening aldrig får e-mail fra os, er du sikkert blandt de 130, som optræder i offentlige lister med en forkert / forældet e-mail adresse.  Tænker du det, så send os en e-mail, så vi kan tjekke op på det.

Hvis din forening får ny email-adresse, så skriv det venligst til os på sekretariat@sommerhusejerne.dk